Lang bestaande ERP-systemen zijn technisch verouderd. Nu is die technische veroudering ook een zegen; het is een logisch gevolg van de tijd die nodig is om een systeem tot volle wasdom te brengen. En ze hebben dus de volledige functionaliteit voor de ondersteuning van administratie, zoals asset management, financiën, operaties en boekhouding.
Maar omdat ze technisch verouderd zijn, zijn bedrijven voortdurend op zoek naar een ERP-systeem dat beter en moderner is, waardoor je efficiënter kan werken.
Sinds 1977 maak ik ERP systemen.
Sinds 1977 ben ik actief in de ontwikkeling van ERP-systemen en heb hiermee duizenden bedrijven geautomatiseerd. Ik ben daarom zeer gekwalificeerd deze vraag te beantwoorden.
Mijn ervaring heeft me geleerd dat ERP-systemen veel overeenkomsten vertonen met gebouwen: eenmaal opgetrokken, zijn structurele wijzigingen vrijwel onmogelijk.
Zelfs kleine functionele wijzigingen zijn heel moeilijk. Het is geen onwil van de leverancier, het systeem is intern zo complex dat elke aanpassing erg veel werk is, en erg risicovol. Dus wachten tot je ERP systeem veel beter is, kan je vergeten.
Je moet iets doen.
Het beste ERP systeem is niet een ander ERP systeem
Een overstap naar een ander, beter ERP-systeem lijkt een logische stap, maar is zelden een echte oplossing te bieden. Hoewel een ander systeem verschillend kan zijn, is het niet noodzakelijkerwijs beter op veel cruciale punten. De fundamentele architectuur van een ERP-systeem, vergelijkbaar met de fundering van een gebouw, bepaalt de mogelijkheden ervan. Een systeem kan bijvoorbeeld wel geoptimaliseerd zijn voor workflow of transacties, maar zelden voor beide tegelijk.
Een overstap zal altijd betekenen dat bestaande essentiële processen plotseling niet meer ondersteund worden, een realisatie die doorgaans te laat komt. Als je al te ver bent met de implementatie en niet meer terug komt.
Hieronder geef ik als voorbeeld de overstap in de stad Birmingham. Dit is één van de zeldzame keren dat de overgang redelijk lukte. Het was maar 7 keer zo duur als verwacht, dus maar 120 miljoen Euro extra. En die 120 miljoen valt nauwelijks op in Birmingham, de stad is eind 2023 failliet gegaan.
Niet altijd komen organisaties zover, meestal wordt zo’n project veel eerder gestaakt. Dit laat organisaties met een illusie armer, maar een ervaring rijker achter.
Birmingham City Council has failed to enter the new financial year with auditable accounting software after a disastrous implementation of Oracle Fusion, which has seen its expected project costs mushroom from around £20 million ($26 million) to around £131 million ($163 million).
Wat is het beste ERP systeem?
Na deze inleiding zal je niet verbaasd zijn dat het antwoord op deze vraag is:
Het beste ERP-systeem is het systeem dat je nu hebt!
Een mooi antwoord, maar het is een onbevredigend antwoord. Er moet wel wat gebeuren. Wat moet je doen als je bestaande ERP systeem functioneel niet volledig is? Buiten het systeem extra functionaliteit toevoegen.
En dat zie je ook overal; er is geen ERP-systeem dat geen groot aantal geïntegreerde functionaliteiten heeft, zoals Excel-sheets, bestandskoppelingen, handmatige procedures, enzovoort.
Terzijde: juist deze omringende functionaliteit maakt de overgang van een systeem zo moeilijk en in de praktijk onmogelijk. Dit is iets wat vaak over het hoofd wordt gezien in alle budgetten. Ook het nieuwe systeem moet op dezelfde manier worden ingericht, wat vaak betekent dat je 30 jaar aanvullende ontwikkeling in 3 jaar stopt. Dat gaat het vermogen van je organisatie te boven.
In die 30 jaar is echter wel een gedrocht ontstaan van allerlei aanvullende functionaliteit. Deze functionaliteit werkt overal anders en zorgt voor versnipperde data, waardoor datagedreven werken onmogelijk wordt.
Actoren vult een ERP systeem aan.
Vanuit dit inzicht en ervaring hebben wij Actoren gemaakt.
Het is een nieuwe, moderne cloudapplicatie die naast je bestaande ERP-systeem functioneert. Actoren vult de lacunes van je huidige systeem aan, zonder de bestaande structuur en werkmethoden te verstoren. Dit complementaire systeem maakt mogelijk wat je huidige systeem niet kan en nooit zal kunnen.
En we hebben dat gedaan op dezelfde van klassieke zakelijke principes zoals alle ERP systemen zelf ook zijn gemaakt. Het vult niet alleen aan, maar spiegelt ook de architectuur van ERP systemen.
En dat daar behoefte aan is, blijkt telkens weer. Veel bedrijven zijn noodgedwongen overgegaan naar zelf bouwen van allerlei software. Niet leuk, duur, kost veel tijd van het management. Maar totdat Actoren er was, kon men ook niet anders.