RealEstate_NL

Enterprise Integratie voor vastgoed 

Werken en sturen vanuit één sterke applicatie

Enterprise integratie systeem voor vastgoed.

Actoren Real Estate is een specifieke toepassing van ons Enterprise Integration System voor de hele vastgoedmarkt. Deze toepassing is gebaseerd op onze 40 jaar ervaring met automatisering waarvan de laatste 18 jaar in vastgoed.
Actoren Real Estate is geoptimaliseerd voor zowel grote als kleine vastgoedportefeuilles en geschikt voor zowel eigenaren als beheerders. In Actoren wordt alle data tot één geheel samengevoegd, in één werkomgeving, zowel interne data als alle externe data.
Actoren zorgt daarmee gelijk voor orde in de informatiehuishouding van de gehele keten. Hiermee is de sector klaar voor de toekomst.

Voor eigenaren en beheerders vastgoed

Actoren Real Estate is beschikbaar voor vastgoedeigenaren en -beheerders. In de komende jaren zal de applicatie ook voor huurders, leveranciers, makelaars en aannemers beschikbaar komen, zodat ook zij de voordelen en het gemak kunnen ervaren.
Op deze pagina leggen wij met voorbeelden uit hoe deze applicatie werkt. Meer details vindt u in de instructievideo’s en de handleiding op deze site.
Zelfs al bent u niet actief in de vastgoedsector, dan nog geeft het u een goed beeld hoe Actoren in de praktijk werkt. 

Geinteresseerd? Wilt u meer informatie? Neem contact op
Voorbeelden vastgoed

Hier vindt u concrete voorbeelden van hoe een combinatie van krachtige datastructuren en onze universele user interface in de praktijk werkt.

> Lees verder…
Hoe werken de tools

Gebruikers kunnen met tools hun eigen interface maken. Alles is erop gericht om snel te kunnen werken en zoveel mogelijk taken over te laten aan de computer. Lees verder voor een korte omschrijving van de belangrijkste tools.

> Lees verder…

Wilt u meer weten over wat wij kunnen betekenen voor uw vastgoed onderneming?
Neem contact op met Actoren

Richt je eigen werkomgeving in: voorbeelden van werkbladen

Actoren bevat een universele user interface, gebaseerd op onze intelligente data store.
Deze combinatie maakt het mogelijk dat gebruikers zelf hun werkomgeving inrichten, optimaal afgestemd op hun taken. Dat doen ze door werkbladen te maken; elk werkblad met een specifiek doel. Als ze later een werkblad openen, dan toont het werkblad de laatste bijgewerkte data.

Actoren is geen rapportage systeem, het is een volwaardige applicatie, waarmee je niet alleen data  kan zien, maar ook kan toevoegen en aanvullen. 

Aan de hand van voorbeelden ziet u zelf wat voor mogelijkheden Actoren biedt.
Hoe je precies werkbladen maakt, hoe snel en makkelijk dat gaat, laten we zien in onze video’s,

>Bekijk onze instructie video’s.
Datagedreven huur analyse

Huuranalyse hoor je te doen vanuit veel gezichtspunten. In dit voorbeeld met de exploitatie, contracten, locatie met landkaarten, periode vergelijking en histogrammen.

> Lees verder…
Sleutelwaarden

In één oogopslag zijn in dit voorbeeld de sleutelwaarden zichtbaar, zoals WOZ, theoretische huur, vierkante meters, HoldSell. Ook kun je deze sleutelwaarden op een tijdlijn zien.

> Lees verder…
Boekhouding as spin in het web

Vaak is de boekhouding het stiefkindje van vastgoedmanagement. Maar dat hoeft niet. In Actoren zijn de boekingsregels dan ook rechtstreeks verbonden met andere data. Je kunt hierdoor vanuit de regels snel en zorgvuldig zoeken en navigeren

> Lees verder…
Gestructureerde Exploitatie

Het exploitatieoverzicht van Actoren is ontstaan vanuit de praktijk. Het bevat de daadwerkelijke kosten en opbrengsten, zichtbaar gemaakt op een gestructureerde manier voor controle en budgettering. Dit krijgt nog meer waarde door de relatie met de andere data.

> Lees verder…
Facturen en betalingen

De dagelijkse gang van zaken wordt in Actoren niet vergeten. In dit voorbeeld ziet u een overzicht van facturen, factuurregels en bijbehorende betalingen, compleet met betalingsgedrag.
Actoren munt uit in zoekkracht, op veel verschillende manieren: bedrag, naam huurder, datum of allemaal tegelijk.

> Lees verder..
Uitgebreid huuroverzicht

Op het eerste gezicht is het uitgebreide huuroverzicht niets bijzonders, gewoon een spreadsheet met veel getallen.
Maar dan wel met alle voordelen van de Actoren interface, zoals zoeken en selecteren. Daarbij wordt het dagelijks bijgewerkt, want Actoren haalt elke dag de gegevens op bij de vastgoedbeheerders.

> Lees verder…
Analyse huurmeldingen

Meldingen, klachten of vragen vormen de belangrijkste basis voor efficiënt vastgoedbeheer. Maar met de data zelf wordt vaak weinig gedaan. Dat is jammer, want door juist deze informatie in de hand te houden houd je ook een belangrijk deel van de kosten in de hand.

> Lees verder..
Leegstand in de tijd

Een belangrijke factor is altijd de leegstand, met Actoren maak je dit gemakkelijk zichtbaar, in een zelfgekozen tijdframe.

> Lees verder…

Datagedreven huuranalyse

Actoren helpt hierbij omdat je heel snel nieuwe gezichtspunten kunt plaatsen. Deze kun je overigens net zo snel weer weghalen of wijzigen naar een nieuw gezichtspunt.
De data van een nieuw gezichtspunt is vanzelfsprekend meteen beschikbaar. Immers, de data wordt direct opgehaald uit de data store. Hierdoor kun je spelen met de data, bijvoorbeeld met andere selecties, andere filtering of andere perioden.
In het voorbeeld links staan er twee landkaarten: één voor complexen en één voor de bijbehorende units. Actoren heeft – handig in vastgoed – in zijn data store een speciale engine voor het snel en efficiënt opslaan en tonen van landkaarten. Weer volledig gesynchroniseerd met de rest van de data.
In zo’n landkaart kun je dus klikken en hiermee vastgoed-objecten selecteren. In het voorbeeld is in de landkaart een complex geselecteerd. Op de rest van het werkblad zie je dan ook alleen de data die bij dit complex hoort.
Rechtsboven staat de tijdlijn, waarmee je perioden selecteert. In dit geval een aantal maanden verspreid over verschillende waarden.
Onder de tijdlijn staan de exploitatie sleutelwaarden en onderaan staat een histogram voor de theoretische huur en een histogram oor de leegstand, dus met tien decielen. Helemaal rechtsonder staat een grafiek over het betalingsgedrag.

Sleutelwaarden geven snel overzicht

Sleutelwaarden in vastgoed zijn bijvoorbeeld markthuur, theoretische huur, WOZ-waarde of het aantal vierkante meters. De sleutelwaardentool toont deze kenmerken. De perioden die je kiest zijn zichtbaar per unit, als totalen per complex of over de hele portefeuille.
In het voorbeeld heeft de gebruiker rechts de sleutelwaarden neergezet. En aan de linkerkant twee landkaartjes: de complexen en de units.
Er is één complex geselecteerd, de sleutelwaarden geven de totalen van dit complex aan.
Links onderaan staat de unittabel, hierin is de gebruiker een ‘Excel’-filter aan het zetten op de kolom met het unitnummer. Na het plaatsen van het filter past alle data op het werkblad zich ogenblikkelijk aan. De getoonde data op het scherm zijn dan alleen de totalen van de geselecteerde units.

Export naar Excel

Elke tabel kun je exporteren naar Excel. De structuur en volgorde van je werkblad, gefilterd volgens het werkblad, blijven behouden. Dat hoef je maar een keer in te stellen en vervolgens maak je altijd dezelfde Excel exportstructuur aan.
Dit is bijvoorbeeld nuttig voor het exporteren van de boekingsregels naar een afzonderlijke financiële administratie.

Boekhouding als spin in het web

In de boekingen komen alle kosten en opbrengsten samen en daarom hebben ze in onze applicatie een centrale plaats. Al die boekingen hebben we in onze data store strak verbonden met alle overige data. Dus niet alleen met complexen en units, maar ook met bijvoorbeeld leveranciers en huurders.
In het voorbeeld de boekingsregels in het midden en de bijbehorende contracten, facturen en factuurregels staan links. Aan de rechterkant zie je bovenaan de tijdlijn, die de periode van de boekingen selecteert. Daaronder staan de inkoopfacturen en inkoopregels en helemaal onderaan de tickets of onderhoudsmeldingen.
In dit voorbeeld zijn onze werkbladen relatief klein afgebeeld, maar in een echt groot scherm kan nog meer data tegelijk getoond worden, zoals bijvoorbeeld betalingen en totalen per periode.
De kracht van Actoren is het vinden van samenhangende data. Als je in het midden op een boekingsregel klikt, zie je meteen alle andere data die erbij hoort. Dat kan een omzetfactuurregel zijn met zijn factuur, of een kostenregel met de factuur. Het omgekeerde kan ook: klik op een factuur en je ziet de bijbehorende boekingen.
In plaats van klikken kun je ook selecteren met behulp van zoeken. Vul je bijvoorbeeld een getal in, dan zie je alle boekingen in de periode waar dat getal in voorkomt, tegelijk met alle achterliggende data.

Gestructureerde exploitatie

De structuur van de exploitatie is vanuit de praktijk ontstaan; het is een best practice van vastgoedexploitatie. De bedragen komen rechtstreeks uit de boekhouding, maar op een manier die het ook inzichtelijk maakt voor niet-boekhouders.
Hiermee kun je het heden zien en controleren hoe het gaat in vergelijking met het verleden. Bijvoorbeeld als basis voor de budgettering.
In het voorbeeld staan de de sleutelwaarden van de exploitatie aan de linkerkant. Rechtsboven staat de tijdlijn met geselecteerde perioden. Daaronder zie je een draaitabel per complex met de totale omzet.
Helemaal rechtsonder zie je de boekingsregels.
De gebruiker heeft in de draaitabel een complex geselecteerd. Hierdoor zie je in de exploitatie en achterliggende boekingen de gegevens van dit complex. Je kunt verder inzoomen in deze gegevens door bijvoorbeeld op een unit te klikken. Dan zie je alleen de exploitatie van deze unit. Of klik op een exploitatieregel om alleen de achterliggende boekingen te zien.

Facturen en betalingen

Actoren is bestemd voor iedereen in de organisatie. Wanneer iedereen met dezelfde gegevens werkt en dezelfde applicatie, dan is de organisatie als geheel immers efficiënter en effectiever.
Dat gaat dus ook op voor dagelijkse werkzaamheden als de communicatie met huurders over facturen en betalingen. Dit werkblad ondersteunt dit soort taken.
Links zie je een lijstje met complexen, het unit landkaartje en de unit tabel.
Rechts staan de facturen, factuurregels en betalingen.
Op elk werkblad staat linksboven een peildatum. De situatie qua achterstand of voorstand wordt aangegeven op de peildatum. Standaard staat die ingesteld op vandaag, zodat je altijd de actuele stand van zaken ziet.
In Actoren heeft elke tabel een zoekveld, waarin je op de Google-manier in de regels van de tabel kunt zoeken. Als je dit doet, dan passen de overige tabellen zich meteen aan, zodat je alleen de bijbehorende data ziet. Je kan bijvoorbeeld zoeken op openstaand bedrag, op de naam van de huurder of de straat en huisnummer. Zoals gezegd; wat je ziet op het scherm past zich automatisch aan.

Uitgebreid huuroverzicht

Een ogenschijnlijk heel saai scherm, met rijen en rijen data en zoveel mogelijk kolommen. Maar echte data doorzetters zweren erbij: hoe meer je tegelijk kan zien des te beter. En liever geen afleiding met grafieken en histogrammen.
Maar wel zo dat je makkelijk kan zoeken, filteren en sorteren.
Op dit moment het huuroverzicht 97 kolommen, en dit aantal groeit gestadig. Een gebruiker heeft die lang niet allemaal tegelijk nodig, dus als gebruiker kan je, met de kolomkiezer bepalen welke kolommen worden weergegeven en in welke volgorde.
De kolommen in het huuroverzicht bevatten 4 soorten waarden. Ten eerste Data uit het onderliggende systeem. Op dit moment Rems of Informant. Ten tweede data die in Actoren zijn ingevuld, zoals de vorige eigenaar, of HoldSell. Ten derde berekende data zoals totale huurstijging, of huurstijging op grond van woningverbetering. En ten vierde data uit andere onderliggende systemen.
Het huuroverzicht wordt aangegeven op de peildatum, en die kan de gebruiker zelf instellen, en terug gaan in de tijd.

Analyse huur meldingen

Onderhoudsmeldingen, huurmeldingen, klachten en vragen noemen wij Tickets. Deze tickets lezen we in vanuit de onderliggende systemen. Op grond hiervan kunnen we allerlei analyses doen.
Natuurlijk zijn de Tickets ook verbonden met de boekhouding. Zo kun je dus ook analyseren op basis van kosten.

In Actoren kun je tickets wijzigen en aanvullen. Hierdoor kun je Tickets ook operationeel gebruiken.

Leegstand in de tijd

Veel administratieve data heeft een geldigheidsduur in een bepaalde periode, bijvoorbeeld contracten, boekingen en verplichtingen.
Met de tijdlijn is het heel eenvoudig om alleen de data van die periode te selecteren.
De tijdlijn van Actoren kun je tonen per maand, kwartaal en jaar, achter elkaar of willekeurig. Hierdoor kun je op een eenvoudige manier vergelijkingen maken.
In het voorbeeld staat bovenaan de tijdlijn. Hierin zijn drie jaren geselecteerd.
Daaronder staan 3 draaitabellen, met daarin het aantal dagen verhuurd, de dagen leegstand en het percentage leegstand.

De toolbox en zijn tools

De toolbox is het venster op de data store. Het bevat alle datasets en tools.
Je plaatst een tool op een werkblad door het gewoon vanuit de toolbox te verslepen.

>Lees verder
Handige kolomkiezer

Tabellen kunnen een groot aantal kolommen bevatten. Met de kolomkiezer kun je aangeven welke kolommen precies worden gebruikt. De kolomkiezer kan echter veel meer, zoals KPI’s instellen en bepalen welke velden gewijzigd mogen worden.

>Lees verder
Selecteer en filter

Selecteren en filteren gaat met een paar klikken en toetsaanslagen.
Daarbij hoef je zelf niet allerlei verbanden te leggen. Actoren kent die immers al, dat is allemaal strak gedefinieerd in de data store.

> Lees verder…
inlezen van data

Inlezen van data vanuit Rems of Informant gaat volledig automatisch.
De data wordt dagelijks ingelezen. U bent dus elke dag helemaal ‘bij’.

> lees verder
Reizen in de tijd

Het peildatum staat standaard op vandaag. Maar u kunt het op elke datum zetten en daardoor reizen in de tijd.

>Lees verder

De  toolbox en zijn tools

De toolbox bevat alle datasets in de data store. Per dataset zijn er verschillende presentaties beschikbaar, zoals een landkaartje of tabel.
Daarnaast kunt u ook draaitabellen, grafieken, sleutelwaarden en histogrammen kiezen. Elk van die presentaties is een aparte tool, met allerlei specifieke mogelijkheden voor die tool. Zo kun je in een tabel KPI’s instellen, de volgorde van de kolommen aanpassen en in een draaitabel de horizontale en verticale as en de waarden bewerken.
Een tool plaats je op je werkblad door hem te selecteren en naar de juiste plek te slepen.
Alle datasets zijn door Actoren onderling met elkaar verbonden, en alle data met elkaar. Plaats je nieuwe data op het werkblad, dan zie je die ook direct. Actoren weet precies wat bij elkaar hoort.
Deze toolbox is onbeperkt aan te vullen met uw eigen data en met data uit andere applicaties. Bijvoorbeeld: data uit een urenverantwoording, huurdersportaal of een asset managementsysteem. Hierdoor kun je daadwerkelijk datagestuurd werken, want alle data is met elkaar verbonden.

Handige  kolomkiezer

In elke tabel van Actoren kun je met onze kolomkiezer instellen welke kolommen worden getoond.
Elke kolom bevat een duidelijke omschrijving, zodat er geen misverstand kan zijn over de betekenis van de kolom. Bovendien kun je doorklikken naar de online helpfunctie. Deze online help is overigens integraal gepubliceerd op deze site. Dus ook daar kun je precies zien wat de inhoud van de vastgoedapplicatie is.
In de kolomkiezer kun je snel naar een bepaald veld zoeken, door een paar letters van de naam of omschrijving in te typen. Heel handig, nog handiger is het dat als je hierna op het veld dubbelklikt, de kolomkiezer zich sluit, en je het veld in het midden van de tabel ziet. Je kan hierdoor heel snel een bepaalde kolom zoeken..

Het instellen van situationele KPI’s

In de kolomkiezer kun je de KPI’s instellen. De verkeerslichten boven in elke tabel reageren hierop. Zo kun je meteen zien of een bepaalde waarde binnen de ingestelde norm ligt.

Je kunt KPI’s per werkblad en per tabel anders instellen. Hierdoor zijn KPI’s situationeel. Je kunt bijvoorbeeld afzonderlijke werkbladen en KPI’s instellen voor Residentieel vastgoed en voor Commercieel vastgoed.

Selecteer en filter

In Actoren betekent selecteren dat je tegelijk filtert. Dat bespaart niet alleen veel tijd, het zorgt er ook voor dat je geen fouten maakt.
Zoeken betekent tegelijk ook filteren.
In het voorbeeld wordt in de unittabel een aantal unieke letters en cijfers getypt die een bepaalde unit identificeren: “wees 191”, en dat vindt de unit op Weesperveste 191.
Niet alleen in de unittabel wordt alles gefilterd, maar ook in contracten en de omzetfacturen. In het landkaartje wordt de unit blauw gemerkt, zodat je ook weet waar de unit zich precies bevindt. Dit gebeurt allemaal door een simpele Google-achtige zoekopdracht.

Lezen van uw vastgoed data 

Speciaal voor de vastgoedsector hebben wij Tyax Channel ontwikkeld, oorspronkelijk voor Round Hill Capital en Vivo Wonen (nu Heimstaden). Inmiddels is het in Nederland de standaardapplicatie voor het ophalen van informatie uit ERP-systemen.
Dikke kans dat uw vastgoedbeheerder al werkt met Tyax Channel.


Actoren is ons eigen systeem en ook geheel door ons gebouwd. Vanzelfsprekend is dit volledig geïntegreerd met Tyax Channel. Daardoor is de koppeling met uw ERP-systeem ook volledig automatisch, gedegen en betrouwbaar.
Data wordt dagelijks via Tyax Channel ingelezen. Hierdoor kun je als eigenaar beter de vinger aan de pols houden. 

Reizen in de tijd met de peildatum

De peildatum selectie s een heel handige manier om terug te gaan naar een bepaalde datum.
Bijvoorbeeld het huuroverzicht op de 1ste, 15e of 30e van april. Dit geeft precies aan welke huurders wat gehuurd hadden op dat moment.
Of betalingen, welke facturen zijn betaald.
De peildatum van een werkblad kan je ook automatisch laten instellen op de datum van vandaag, of eerste van de lopende maand. Ook dit mechanisme spaart weer tijd, en voorkomt dat je naar de verkeerde datum aan het kijken bent.